檔案盒號應該怎麼填

歸檔文件的最終歸屬是檔案館，而檔案館有不同於機關檔案室管理的特點和要求。例如從檔案室管理來説，只須依靠盒脊上標註的起止件號就足以實現對檔案實體的查找和定位。但對於檔案館來説，由於檔案盒數量龐大，因而更希望在起止件號外再編制一個盒號，使上架排列和查找目標更為明確。設置盒號作為可選項目，主要是方便檔案館管理時進行檔案盒排架、歸位及統計等工作，這也是《歸檔文件整理規則》在簡化機關檔案室操作的同時，對檔案館管理需要的一種兼顧。但盒號的作用應加以限制，不宜過分擴大。比如在機關檔案部門，要實現檔案調出後的歸位，依據起止件號就完全可以做到，而無須再編制盒號，否則會使檔號章的尺寸和項目設置、歸檔文件目錄的格式、盒號的編制方法等變得複雜而又繁瑣，且不便於部門整理及隨辦隨歸。《歸檔文件整理規則》中只在"裝盒"環節將盒號作為必備項提出，其他環節不予提出正是出於此考慮。這也是許多單位試點後得出的共識。實際工作中，盒號的使用應以同級地方檔案行政管理部門的要求為準。一般編制的方法是，分三類，永久、長期、短期（30年、10年）分別從第一盒按小流水往下排就可以了，這樣移交檔案館後也不會亂了。